2 – Saisie de la fiche de métadonnées

La saisie d’une fiche de métadonnées est réalisée par l’intermédiaire de formulaires qui sont composés de champs extraits de la norme de métadonnées utilisée par votre catalogue. A chaque type de données à référencer correspond des formulaires spécifiques, c'est-à-dire qui contiennent les champs de description choisis pour le type de données décrit.

 

a) Choix du niveau de saisie

Par défaut, le niveau de saisie de votre fiche de métadonnées est celui que vous avez choisi à sa création. Si vous souhaitez réaliser une saisie au niveau supérieur, choisissez le niveau souhaité (Elémentaire, Etendu, Complet) dans la liste déroulante  Niveau de saisie et valider ce choix en cliquant sur le bouton Changer à droite de la liste dans le bloc des propriétés de votre fiche, page « d’informations générales ».

 

b)  Organisation des formulaires de saisie

Un formulaire correspond à une section de la norme. Par exemple, pour le type de données « Données vecteur » et le niveau de saisie élémentaire, trois sections sont proposées :

·         La section identification du jeu de données

·         La section Représentation spatiale du jeu de données

·         La section Système de référence spatial

Au niveau de saisie Etendu, deux formulaires supplémentaires sont accessibles, correspondant à deux autres sections de la norme :

·         La section Qualité du jeu de données

·         La section Distribution du jeu de données

Les sections Identification du jeu de données, Qualité du jeu de données,  Distribution du jeu de données sont communes à l’ensemble des types de données proposés dans la version standard de MDweb. Pour plus de détails sur les sections de la norme ISO 19115, se référer au document de  l’ISO 19115 : geographic information - metadata ISO TC/211.

 

c)   Accès aux formulaires

Pour commencer la saisie d’une fiche, accédez à un des formulaires en cliquant sur un des liens proposés dans la frame de gauche.

 

 

 

Environnement de saisie

La saisie d’écran ci-dessous présente l’environnement de saisie. La frame de gauche, vous permet de revenir sur la page d’Information générales en cliquant sur le titre de la fiche. Vous pouvez accéder aux formulaires de saisie des autres sections, ou encore, dans le cas où êtes en mode modification d’une référence, revenir sur la liste des fiches filtrées au début de votre session de modification.

La frame centrale (en gris) accueille le formulaire. Le formulaire est organisé en rubrique (titre en grisé). Les champs à renseigner sont de plusieurs types. Ils sont identifiables par un libellé.  En cliquant sur le libellé du champ, on peut accéder au glossaire des éléments de la norme.

 

 

 

 

 

d)   Les différents types de champs et leurs propriétés

 

Les différents types

Afin de faciliter la saisie et améliorer la cohérence des informations saisies, les formulaires proposent 3 types de champs :

• un champ de type saisie libre ou champ texte. Le format et la longueur de la chaîne saisie seront contrôlés lors de l’envoi du formulaire
• des champs type  liste déroulante dont les éléments sont issus de la norme

• Des champs à saisie assistée.

Il s’agit des champs concernant la saisie d’une date et dont l’icône  ouvre un calendrier, la saisie d’un mot-clés, icône  qui donne accès à un thésaurus, ou la saisie de l’extension géographique, icône  qui donne accès à une interface cartographique. L’utilisation de ces champs est traitée dans le paragraphe suivant.

Les propriétés

         Indépendamment de leur type, les champs de formulaire ont deux propriétés qui sont données lors de la définition des masques de saisie :

• Son nombre d’occurrence dans le formulaire, c'est-à-dire la possibilité de saisir plusieurs valeurs pour le champ. La multi occurrence d’un champ est visible par la présence d’un  + . Cliquez sur le  +   pour obtenir un autre champ du même type et sur le moins   -   , réduire le nombre de champ du même type.

 

• Son obligation de saisie. Elle est signalée par une étoile rouge *. La saisie des champs obligatoires est contrôlée lors de l’envoi du formulaire.

f) Cas des champs à saisie assistée.

Saisie d’une date

Les champs de saisie de type date doivent suivre le format AAAA ou AAAA-MM-JJ. Pour simplifier et éviter les erreurs de format, les champs de type date sont associés à un calendrier  qui s’ouvre dans une popup :

Vous pouvez sélectionner le mois et l’année en utilisant les listes déroulantes du calendrier. L’envoi de la date dans le champ sur lequel vous avez déclenché la date se fait lors de l’événement souris Click gauche sur le jour choisi. Dans notre exemple. La date envoyée sera 19-06-2007.

 

 

Saisie d’un mot clé

Le champ de saisie mot-clé peut se faire de deux .manières :

·         Par complétion automatique du champ. Le mot-clé est puisé dans les thésaurus associé à MDweb. Dans le cas où le mot clé n’est pas présent dans la liste proposée, vous pouvez le saisir dans le gestionnaire de mot clé (voir Créer ou modifier un mot clé). En se positionnant dans le champ mot-clé, tapez le début du mot-clé que vous avez choisi pour indexer votre jeu de données.  En dessous du champ, une liste de mot-clés correspondant aux lettres saisies dans le champ sera proposée.

En cliquant sur un des mots clés proposés, il est inséré dans le champ mot-clé.

 

·         En activant le popup thésaurus. Si l'utilisateur n'arrive pas à exprimer le mot clé qu'il recherche précisément, il peut ouvrir une fenêtre de navigation dans les thésaurus permettant de les visualiser sous forme d'arborescence. Cette fenêtre s'ouvre en cliquant sur l'icône  1 à côté du composant de complétion.

 

Un menu permet de choisir quel thésaurus on désire consulter ². Une fois le thésaurus sélectionné, le composant de complétion permet de choisir un terme ³ à partir duquel sera affichée l'arborescence du thésaurus ⁴ (en effet, les thésaurus de référence étant tellement importants il n'est pas possible de les visualiser dans leur intégralité, seul le thésaurus de l'application peut l'être). On peut ensuite naviguer dans l'arborescence afin de visualiser sur la droite ⁵ les différentes relations d'un concept, puis choisir le concept s'il convient ⁶.  Pour plus de détails, voir note la note d’utilisation du thésaurus

 

Saisie de l’extension géographique

 

 

 

La saisie de l’extension géographique sur laquelle vous souhaitez indexer votre jeu de données ou encore l’enveloppe englobante demande la saisie soit, des quatre coins Ouest, Est, Nord et Sud en coordonnées géographiques décimales, soit du toponyme. Le renseignement de cette caractéristique est essentiel à l’indexation de votre jeu de données. Elle sera utilisée lors de la recherche par localisation (critère Où ?) de votre jeu de données.

 

En cliquant sur l’icône , un popup s’ouvre. Une interface cartographique vous permet de visualisez les couches actives du référentiel spatial installé avec votre outil MDweb. Ce référentiel est spécifique à chaque application de MDweb.

En saisie deux fonctionnalités peuvent être utilisées :

·         La sélection d’un objet (polygone, polyligne ou point) de la couche active puis son envoi vers les champs de formulaire

·         La définition d’un rectangle englobant à l’aide de la souris puis son envoi vers les champs de formulaire

Exemple de saisie à partir d’un objet géographique existant

 Dans ce premier exemple, l’utilisateur à un jeu de données qui a pour emprise géographique le département de l’hérault. Son référentiel géographique contient une entité qui est le contour du département de l’hérault dans la couche Départements.

Lors du survol de la géométrie, un clic permet d’insérer dans les champs, les coordonnées Ouest, Est, Nord et Sud en degrés décimaux et le toponyme de l’entité correspondante.

Exemple de saisie sur un rectangle englobant

Dans ce deuxième exemple, l’utilisateur à un jeu de données qui a une emprise géographique qui recoupe plusieurs départements. Son référentiel géographique ne contient pas l’entité correspondant exactement à l’emprise géographique de son jeu de données.

Dans ce cas, il pourra décrire à l’aide de la souris (touche gauche enfoncée) une zone de forme rectangulaire approximativement correspondante à l’emprise de son jeu de données. Au lâcher de la souris, les coordonnées du rectangle dessiné sont passées au formulaire.

 

Le toponyme est généré automatiquement par la concaténation des quatre coordonnées.

 

 g) Envoi des valeurs d’un formulaire

  Pour sauvegarder la saisie d’une session sur un des formulaires (section de la norme) lors de la création ou de la modification, vous devez avoir auparavant renseigné les champs obligatoires représentés par l’étoile rouge *.

Lors de l’envoi des données du formulaire, bouton Envoyer, le renseignement des champs obligatoire est testé ainsi que la cohérence des informations saisies avec les types de champs correspondants. Si l’un ou l’autre des tests échoue, une boîte de dialogue signale le problème.

Vous devez à nouveau renseigner le champ qui empêche l’envoi et envoyer à nouveau le formulaire.

3 - Modification des propriétés d’une fiche de métadonnées

 

Le bloc des propriétés de la page « Informations générales sur votre fiche de métadonnées »  présente les propriétés d’une fiche et permet de les modifier (pour certaines). Mise à part, le type de données, la date de modification, le nom de l’utilisateur qui a crée - mis à jour et le statut de saisie, les autres propriétés sont modifiables de manière interactive.

Nous proposons dans ce paragraphe de passer en revue l’ensemble des propriétés modifiables.

a) Le titre

En respectant, le nombre limité de caractères (80), vous pouvez si vous le souhaitez modifier le titre de votre fiche de métadonnées. Pour cela, Modifiez le libellé du champ titre de la fiche et cliquez sur l’icône  pour sauver la modification.

b) Le catalogue de stockage

Dans le cas où vous souhaitez réaffecter votre fiche dans un autre catalogue existant en local, Sélectionnez dans la liste déroulante proposée du champ Catalogue, le catalogue voulu. Cliquez sur l’icône  pour sauver la modification.

c) Le niveau de saisie

Par défaut, le niveau de saisie de votre fiche de métadonnées est celui que vous avez choisi à sa création. Si vous souhaitez réaliser une saisie au niveau supérieur, choisissez le niveau souhaité (Elémentaire, Etendu, Complet) dans la liste déroulante  Niveau de saisie et valider ce choix en cliquant sur le bouton Changer à droite de la liste.

 

 

d) Le statut de publication

L’état de publication d’une fiche correspond à sa visibilité lors de la recherche d’une référence par l’utilisateur final. Deux statuts sont possibles :

·         Non validée donc non publiée signifié par un l’icône

·         Validée donc publiée signifié par l’icône

La modification du statut de publication d’une fiche est possible si vous possédez le droit, c'est-à-dire si l’administrateur vous a attribué le rôle de validateur. L’administrateur aussi à la possibilité de modifier ce statut.

Pour le modifier, cliquez sur le drapeau  pour lui donner le statut validée, le drapeau devient  . Vice versa, si vous souhaitez dévalidée une fiche.

e) Le statut de confidentialité

Le statut de confidentialité permet de gérer l’accès à une référence validée. Deux statuts sont possibles :

·         Le statut confidentiel, . Il signifie que la fiche sera visible uniquement dans le module de recherche de l’espace authentifié

·         Le statut non confidentiel, . Il signifie que la fiche sera visible dans le module de recherche public.

Pour le modifier, cliquez sur le cadenas  pour lui donner le statut non confidentiel, le cadenas devient ouvert . Et Vice versa.

 

 

 

f) Synchronisation des valeurs prédéfinies

Afin de simplifier et d’automatiser la saisie des informations sur la donnée référencée, sont prévus deux mécanismes de synchronisation dans MDweb. Le premier concerne la synchronisation des valeurs par défaut. L’objectif de cette synchronisation est de permettre lors de la création d’une fiche ou avant sa validation de compléter certains champs dont les valeurs sont constantes sur des éléments « techniques » (c'est-à-dire correspondant à des éléments de la norme pour lesquels, une connaissance spécifique est nécessaire). Pour cela, lors de la création d’une fiche, un jeu de valeurs prédéfinies est synchronisé. L’utilisateur peut modifier ces valeurs en accédant à la section Menu > Préférences  > Gérez vos valeurs. Ces opérations font l’objet d’un paragraphe de ce manuel (Créer ou modifier un jeu de valeurs prédéfinies).

 

Pour synchroniser les valeurs prédéfinies à votre fiche, il vous est proposé le jeu de valeurs prédéfinies par défaut dans la liste déroulante. Cliquez sur le bouton Modifier  pour ajouter les valeurs dans votre fiche.

A gauche, de la liste déroulante, sont indiqués, le jour de la synchronisation des valeurs et le jeu inséré.

 

g) Synchronisation des rubriques Contact

 

Avec les mêmes objectifs que la synchronisation des valeurs prédéfinies, la synchronisation des rubriques contact permet à l’utilisateur de pouvoir se constituer un jeu de contacts dans MDweb et de les synchroniser lors de la création ou de la modification d’une fiche. La synchronisation des rubriques contacts peut alors se faire indépendamment pour les 3 sections proposées dans les gabarits :

·         La section Identification des métadonnées

·         La section Identification du jeu de données

·         La section Distribution du jeu de données

 

La section Menu > Préférences  > Gérez vos contacts donne à l’utilisateur la possibilité de créer et modifier ses jeux de contacts.

Pour synchroniser les rubriques Contact de votre fiche avec vos jeux de contacts, pour chaque section concernée, vous pouvez choisir un jeu et le synchroniser avec votre fiche en cliquant sur le bouton Insérer en face de la section correspondante.

A gauche, de la liste déroulante, sont indiqués, le jour de la synchronisation des contacts insérés dans la fiche.

h) rattachement d’un aperçu

Comme le prévoit la norme ISO 19115, il est possible de rattacher un aperçu de la donnée référencée. Le dernier élément du bloc des propriétés propose à l’utilisateur cette opération de rattachement d’une image à la fiche de métadonnées.

L’exécution de cette opération permet aussi de compléter la rubrique correspondante de la norme et de stocker l’image sur le disque du serveur de MDweb.  Le rattachement d’un aperçu à une fiche de métadonnées est aussi possible en accédant à la section Menu > Import/Export  > Rattacher un aperçu. Cette dernière permet de réaliser le rattachement par lot.

i)  Rattachement des données

 

Le rattachement d’un ou plusieurs fichiers de données à une fiche de métadonnées à partir de la cartouche Attacher des fichiers ressources à la fiche.

Actuellement, cette cartouche propose à l’utilisateur de charger les fichiers qu’ils veut rattacher à la fiche (max 4) et réalise la compression dans une archive zip. Lors du traitement, les fichiers chargés seront compressés à la volée et stockés dans le répertoire ressource de MDweb sur votre serveur web avec l’identifiant de la fiche auquel il est rattaché et sous format zip.

 

4- Modification une fiche de métadonnées existante

         La modification d’une référence existante utilise les mêmes pages et les mêmes opérations que celles décrites dans le paragraphe précédent (3-Modifications des propriétés de la fiche de métadonnées). Nous proposons ici de vous donner les clés pour la recherche d’une fiche et l’accès à la page donnant ses informations générales.

 

5 – Validation d’une fiche de métadonnées pour sa publication

L’opération de validation est une opération essentielle pour la publication de votre fiche de métadonnées et sa consultation via le module de recherche. C’est aussi une opération qui doit être réalisée selon une procédure discutée et consensuellement choisie au sein de l’organisme ou l’équipe qui gère le catalogue. 

Si elle consiste, d’un point de vue interactivité à basculer le drapeau rouge  vers le drapeau vert , Une procédure de validation consciencieuse doit être réalisée par une ou plusieurs personnes ayant le rôle de validateur et étant chargé par l’organisme gestionnaire. Cette procédure de validation doit porter autant sur les descripteurs thématiques et spatiaux qui servent à l’indexation (champs mot-clés, rubrique extension spatiale, notamment) que sur les champs décrivant le contenu de la donnée référencée (titre, résumé, par exemple). Un soin doit aussi être apporter à l’exactitude des informations sur les caractéristiques structurelles (Type de représentation, format, etc.).

Pour cela, la validation devra être donnée à une personne ou des personnes qui ont une expertise thématique sur les données référencées et une bonne connaissance des spécifications de l’information géographique en général afin d’avoir un regard critique sur la description du contenu de la donnée et ses spécifications techniques.

D’une point de vue pratique, la validation pour la publication (drapeau rouge  > drapeau vert ) peut être effectuée dans la page regroupant les informations générales.

La modification du statut de publication d’une fiche est possible si vous possédez le droit, c'est-à-dire si l’administrateur vous a attribué le rôle de validateur. L’administrateur aussi à la possibilité de modifier ce statut.

Pour le modifier, cliquez sur le drapeau  pour lui donner le statut validée, le drapeau devient  . Vice versa, si vous souhaitez dévalidée une fiche.

Importer ou exportez une fiche de métadonnées

1- Importer des fiches de métadonnées

L’importation d’une ou plusieurs fiches se réalise en accédant à la section Menu > Import/Export > Import XML. Dans cette version, vous pouvez importer des fiches de métadonnées en format XML de 3 origines différentes :

-      de ArcCatalog 8.x, conforme au standard ISO 19115

-      de GéoSource 1.0 ou ArcCatalog 9.x conforme au standard ISO 19139 (profil français)

-      de End Notes

 

 

 

2-Exporter des fiches de métadonnées

 

Afin de permettre l’échange des fiches de métadonnées éditer dans MDweb vers d’autres outils de catalogage, le sous module d’exportation assure une exportation de tous les fiches de métadonnées dont la saisie est complète au niveau élémentaire, au minimum. Elles sont exportées sous  forme de fichiers XML vers :

ArcCatalog 8.x (ISO 19115) ou

Géosource 1.0 ou ArcCatalog 9.x (ISO 19139 profil français).

L’exportation d’une ou plusieurs fiches se réalise en accédant à la section Menu > Import/Export > Export XML.

 

Attacher des fichiers de données à une fiche

Le rattachement d’un ou plusieurs fichiers de données à une fiche de métadonnées se réalise en accédant à la section Menu > Import/Export > rattacher des données.

Actuellement, la section rattacher des données propose d’accéder à l’ensemble de vos fiches et d’y attacher des fichiers de données. Lors du traitement, les fichiers chargés seront compressés à la volée et stockés dans le répertoire ressource de MDweb sur votre serveur web avec l’identifiant de la fiche auquel il est rattaché.

 

Attacher un aperçu à une fiche de métadonnées

Le rattachement d’un aperçu à une fiche de métadonnées se réalise en accédant à la section Menu > Import/Export > rattacher des aperçus.

Actuellement la section rattachement d’aperçus propose d’accéder à l’ensemble de vos fiches et d’y attacher les fichiers de type jpeg, gif ou png. La taille des fichiers chargés ne doit pas excéder 100 Ko. Lors du traitement, les fichiers sont redimensionnés et stockés dans le répertoire images/thumb. Les images originales sont  stockées dans le répertoire images de MDweb. L’image redimensionnée est utilisé dans la liste de résultats et le résumé.

 

 

 

Créer ou modifier un contact

 

Dans un souci de minimiser les efforts de saisie des fiches de métadonnées, notamment la répétition de saisie d’une même information, MDweb propose une gestion des informations issues de la rubrique contact (Classe CI_ResponsibleParty)  de la norme ISO 19115. En effet, cette rubrique est réutilisée dans de nombreuses sections de la norme dont les principales sont l’Identification des métadonnées, L’identification du jeu de données, La distribution du jeu de données. Ainsi, MDweb permet de constituer des jeux de contacts indépendamment d’une fiche de métadonnées. Lors de la création d’une nouvelle fiche de métadonnées, vous pourrez ainsi utiliser un de vos contacts déjà existants pour synchroniser automatiquement la fiche dans les sections concernées. Cela avec la possibilité de choisir un jeu de contact par section.

 

La gestion des contacts est accessible à la section Menu > Préférences > Gérez vos contacts.

 

 

Créer ou  modifier un jeu de  valeurs prédéfinies

 

Dans le même souci de minimisation des efforts de saisie des fiches de métadonnées, MDweb propose de pré-définir les valeurs de certains éléments dits « technique » afin que leur saisie ne vienne pas bloquer les utilisateurs non spécialiste de la norme. Cela permet, notamment pour des éléments qui sont très peu sujet à modification comme la langue de la métadonnée (élément mdLang), le jeu de caractères de métadonnées (élément mdChar), de masquer la saisie à l’utilisateur lors d’une session de saisie dans un formulaire. Un jeu de valeurs prédéfinies est crée lors de la création d’un compte utilisateur. Il pourra être modifié, supprimé par l’utilisateur lui-même et validé ou corrigé par l’administrateur qui a accès aux jeux de valeurs prédéfinies de tous les utilisateurs. Dans la version standard, les jeux de valeurs prédéfinies portent sur très peu d’éléments (moins de 10). La modification des propriétés des éléments de gabarits laisse la possibilité d’en choisir davantage.

 

La gestion des jeux de valeurs prédéfinies est accessible à la section Menu > Préférences > Gérez vos valeurs.

 

Proposez des mot-clés

 

MDweb permet, lors de la saisie d’un mot clé dans les formulaires de saisie, de stocker les nouveaux mots clés saisis si ils ne sont pas issus d’un thésaurus. Cette  fonctionnalité présente une alternative à l’utilisation du thésaurus GCMD proposé pour le contrôle de la saisie des mots clés dans la version actuelle. Les mots clés libres ainsi saisis sont stockés et rattachés à l’utilisateur qui les a saisi. La section Gérez vos mots clés permet de les gérer, à savoir de les modifier si une erreur de frappe a été réalisée, de le rattacher à une catégorie et de le supprimer si cela est nécessaire. L’administrateur MDweb, a lui, une vision de tous les mots clés stockés et peut assurer la cohérence de l’ensemble.

La gestion des mots-clés est accessible à la section Menu > Préférences > Gérez vos mots clés.

Présentation du gestionnaire de mots clés